DA ALT BLE SNUDD PÅ HODET
Våren er høytid for generalforsamlinger og årsmøter. I perioden fra mars til juni avholdes det over 400 slike møter hos våre kunder, som er borettslag og sameier spredd over hele regionen.
– For å få til en smidig gjennomføring av alle disse møtene er vi avhengig av en god tidsplan. Regnskap skal ferdigstilles og revideres, innkallinger skal produseres og distribueres. Dette krever at frister holdes og fordrer en tett kontakt mellom styret i boligselskapet og våre rådgivere, forteller Unn Hege Nordhagen som er forvaltningssjef i NBBO.
I begynnelsen av mars ble de første generalforsamlingene avholdt. Alt var som normalt, tidsplanen var i rute. Så gikk Erna Solberg på talerstolen og snudde alt på hodet.
– Jeg kommer alltid til å huske den dagen. På den ene siden måtte rådgivere og regnskapsførere sendes hjem. På den andre siden måtte vi få ut informasjon til våre kunder. Møter måtte utsettes. Nye planer måtte på plass, forteller Nordhagen.
Uavklart situasjon
Hun forteller om en hektisk periode. I starten var mye uavklart. Forbudet mot å samles i grupper på mer enn fem personer gjorde det nesten umulig å gjennomføre fysiske generalforsamlinger og årsmøter. Samtidig fantes det ingen alternativer i lovverket.
– Frem til påske var det en veldig uavklart situasjon. Hvor lenge ville restriksjonene opprettholdes, ville det åpnes for å avholde møter uten fysisk oppmøte, ville fristen for å avholde møtet utsettes? Det var det ingen som visste, forteller hun.
Tett dialog
For NBBO ble det viktig å informere kundene så godt som mulig i denne perioden. Dette ble løst med hyppige nyhetsbrev på e-post og en tett dialog mellom rådgivere og styrene. Samtidig var det viktig å opprettholde produksjonen og holde fristene.
– Til tross for at de fleste nå jobbet fra hjemmekontor klarte vi å opprettholde nærmest normal drift. Takket være stor fleksibilitet blant våre ansatte og gode verktøy var vi tilgjengelige for kundene våre når de trengte det, og regnskapsførerne våre klarte å levere hvert eneste regnskap i henhold til fristene, forteller Nordhagen.
Kreative løsninger
Den spesielle situasjonen førte også til kreative løsninger hos styrene i boligselskapene. Med smittevern i fokus ble møter flyttet ut, til gårds- og parkeringsplasser.
– Før anbefalingen om at man ikke kunne samles i grupper på flere enn fem personer ble kunngjort i slutten av mars, var det mange som allerede hadde avholdt sine møter. Det ble løst utendørs, på mange ulike vis. En styreleder
Unn Hege Nordhagen (i midten) er stolt over hvordan de ansatte har løst annerledesvåren. Her avbildet med avdelingsleder for kundeteamet Alexander Gabrielsen og avdelingsleder for regnskap Liv Kristin Andersen.
- Det har vært en spesiell tid, men også en lærerik og nyttig opplevelse.
ledet blant annet møtet med ropert fra plenen mens beboerne stod på balkongene sine, forteller Nordhagen.
Takket være kreativitet og omstillingsevne førte dette til at over 50 prosent av generalforsamlingene og årsmøtene blant NBBO sine kunder var avholdt før påske. Og etter påske åpnet det seg nye muligheter når myndighetene åpnet for å avholde møter uten fysisk oppmøte.
– Når muligheten for å gjennomføre en generalforsamling eller et årsmøte uten fysisk oppmøte kom, så la vi til rette for dette så godt vi kunne. Noen valgte digitale løsninger, mens andre valgte en papirbasert versjon med innlevering av stemmesedler. Og det har fungert godt, sier Nordhagen.
Svært gode tilbakemeldinger
I en spørreundersøkelse som ble gjennomført i midten av mai ble kundene spurt om hvordan de hadde opplevd NBBO’s informasjon og rådgivning gjennom koronakrisen.
– Vi har fått svært gode tilbakemeldinger og ni av ti styremedlemmer svarer at de er fornøyd eller meget fornøyd med informasjonen og rådgivningen i perioden. Det gjør meg stolt, for det viser at vi har klart å levere og bistå styrene i en vanskelig tid. Og det fortjener alle våre ansatte en stor honnør for, fastslår Nordhagen.
Undersøkelsen viser også at et flertall har benyttet seg av råd og løsninger i forbindelse med gjennomføringen av årets årsmøte eller generalforsamling. Og 44 prosent svarer at de har hatt et nærere samarbeid med NBBO i år enn i tidligere år.
– Dette er svært hyggelig og det er et signal om at vi lykkes med en av våre store målsetninger. Vi skal spille på lag med kundene for å skape gode bomiljøer, og vi skal bidra til en enklere og tryggere styrehverdag gjennom god rådgivning og gode løsninger, forteller Nordhagen.
De aller fleste avholdt før sommeren
I skrivende stund er nesten syv av ti møter avholdt, og Nordhagen regner med at de aller fleste vil klare å avholde årsmøtet eller generalforsamlingen i en eller annen form innen sommeren.
– Dette viser at selv om alt ble snudd på hodet, så har både vi og kundene lykkes med å snu oss rundt og finne gode løsninger. Det har vært en spesiell tid, men også en lærerik og nyttig opplevelse. Som nok også vil prege hvordan årsmøter og generalforsamlinger kan løses i fremtiden, sier Nordhagen.